Как работать удаленно

1. Тестирование и внедрение

Задачи

— необходимо перейти на работу из дома, сделать это скоординированно, с умом и меньшим стрессом. Постараться сохранить эффективность на прежнем уровне.

— после того, как компания вернется в обычный режим работы, большая часть инструментов останется. Это значит, что эффективность возрастет за счет диджитализации

План

— анализируем текущие решения (в том числе ПО и сервера), выбираем стратегию

— выбираем инструменты и ПО

— тестируем на одном из отделов

— считаем затраты на все отделы + оцениваем риски потери эффективности

— показываем руководству и получаем бюджет

— рассказываем всё отделам

— внедряем

Поиск решения и тестирование на одном отделе займут минимум неделю, на это время другие отделы могут работать в офисе (предложите оплатить такси всем сотрудникам) или уйти в отпуск.

Неразумно тестировать удалённую работу прямо на всех сотрудниках и отделах, это приведёт к бардаку и всеобщей усталости, эффективность работы упадет. Особенно тяжело придётся айтишникам и руководителям отделов.

Внедрение на все отделы займет примерно 2-3 недели.

2. Рабочее место

Задача: помочь сотрудникам обустроить рабочее место дома.

Необходимо: стол, компьютер, наушники с микрофоном.

Дизайнерам: самое простое — отвезти их рабочие станции и мониторы на такси домой.

Минусы

— Не всегда есть стол (он точно нужен для двух мониторов), иногда компании приходится покупать его самостоятельно

— Станции шумят, когда считают

— Рендер-ферма в офисе — это совсем отдельная история, есть разные пути

— Нужен хороший интернет. Для передачи файлов может понадобиться GPON

Совет: наушники с микрофоном помогут созваниваться в течение дня и координировать работу, можно закупить их для всех

3. Онлайн-совещания и презентации

Стадия №1

— Совещания руководителей

— Совещания внутри отделов

— Общение с партнерами и клиентами

Стадия №2

— Все шаги стадии №1

— Готовиться и заранее высылать презентации позволяют инструменты выше

— Очень помогает, когда есть система задач или система управления проектами. Это позволяет очень просто обсуждать статус по задачам и всегда быть в курсе

Инструменты для проведения вебинаров

— https://zoom.us/webinar

— https://gsuite.google.ru/intl/ru/pricing.html

Инструменты для совещаний

— https://zoom.us/pricing

— https://www.gotomeeting.com/en-ie/meeting/pricing-ma

— https://gsuite.google.ru/intl/ru/pricing.html

Во всех системах:

— Больше 100 пользователей

— Запись экрана, доступ к камере и микрофону

— Запись процесса, который можно сохранить

— Есть чат с возможностью задавать вопросы

— Все инструменты мультиязычные

— Можно рисовать на дашборде

— Есть опросы с голосованием

4. Ведение задач

Задачи

— Вести в определённом месте все поручения после совещаний и задачи внутри отделов или групп. Не нужно делать это при помощи чатов и писем

Чтобы эффективно управлять своим производственным процессом, даже когда все ваши сотрудники работают удалённо — понадобится система управления проектами. У себя в Cerebro мы тоже ввели «режим ЧС» и отправили всех по домам. Это никак не сказалось на нашей работе, потому что все наши задачи, информация по ним, файлы и разные поручения лежат внутри нашей системы.

Мы готовы оказать любую помощь, поддержать и помочь с настойками и переводом вашей команды в удалённый режим работы. Просто напишите нам — с Cerebro это можно сделать безболезненно и гибко.

5. Чаты

Чаты по отделам или проектам помогут вам обсудить мелкие уточнения. Помните, что все постановки задач, их текущий статус и прогресс должны быть заведены в системе управления проектами.

Если у вас ещё нет общего чата со всеми сотрудниками, где можно флудить, создайте его. Туда можно скидывать новости и мемы про коронавирус, это сближает и помогает пережить непростые времена в заточении 🙂

Звук в таком чате всегда можно выключить, но на досуге так приятно немного расслабиться, это действительно очень нужно.

Платформы

Пусть это будет что-то одно — телеграм, слак или вотсап. Но вы это и без нас знаете.

6. Письма в почте

Идеально, если емейлы понадобятся только для общения с клиентами и партнерами. Всё остальное будет в системе управления проектами, а небольшое и быстрое общение — в чатах.

7. Другие вещи — тоже важные

Чтобы проще было согласовывать важные документов между сотрудниками и подразделениями компании и подписывать их с контрагентами — используйте системы электронного документооборота. Вам не придётся нести документ на подпись руководителю, а юридическая значимость будет обеспечена.

С бухгалтерией проблем возникнуть не должно, но на всякий случай ознакомьтесь, как перевести её «домой», если есть такая необходимость.

Если вам важно покреативить, но в обычной онлайн-встрече плохо получается — есть много разных инструментов для брейншторминга. Например, MindMeister или его аналоги. Эти инструменты помогают структурировать поток мыслей и выстраивать связи между идеями.

Берегите себя!

Для лучшей организации работы мы предлагаем бесплатно протестировать Cerebro в течение 60 дней. Текущим клиентам окажем посильную помощь и поможем в переводе на удаленный режим работы.