Таск-трекеры помогают организовать работу и совершенствовать бизнес-процессы. Такой пример подаёт руководитель отдела компьютерной графики СберМаркетинга Егор Касацкий.

Вместе с Егором рассказываем, как упорядочен процесс работы отдела постпродакшна и строится совместная работа над улучшением системы управления проектами.

В креативном агентстве СберМаркетинг мы создаём проекты,  включающие в себя съёмки, 2D и 3D графику, кейвижуалы, баннеры, наружку, спецпроекты. Всё это требует компьютерной графики — с этим и связана работа нашего отдела.

Ранее я работал в нескольких студиях, где процессы были выстроены в Cerebro, поэтому интерфейс и часть функций знакомы. Мы выбрали эту систему, так как она закрывает все потребности. Дополнительный аргумент — я приветствую развитие российских продуктов: комфортно общаться с поддержкой и командой на родном языке. Это косвенно помогает развиваться продукту.

В нашем креативном агентстве некоторые отделы используют систему YouTrack — это противоположная программа, основанная на системе Kanban. Такой софт не закрывает потребности тех, кто работает в постпродакшене и занимается видео высокого разрешения. Использование других софтов в дополнение к подобным неспециализированным трекерам выглядит как неоптимальное решение, а вариант с написанием собственного софта, который устроит все подразделения большой компании, потребует дополнительные ресурсы и поддержку.

Команда: кто работает в системе

В СберМаркетинге Cerebro используют на протяжении 5 лет. В отделе компьютерной графики работает более 30 человек — все ребята из отдела сидят в системе.

Мы всегда использовали стандартную структуру команды: арт-директора по отдельным направлениям — 2D, 3D, далее идут супервайзер композа, супервайзер 2D-анимации и в целом 2D-графики, супервайзер 3D-графики, художники. Сейчас мы одну из команд формируем под agile — это 3D-департамент. Делаем это потому, что хотим добавить самостоятельности в некоторых процессах. Ребята начнут самостоятельно ставить таски — ранее этим занимались только супервайзеры. На текущий момент этим занимается трафик-менеджер — его задача заполнять таблицу загрузки команд. Подробнее расскажу на примере организации наших процессов.

CG-отдел: отслеживание проектов

Все наши CG-проекты создаются в специальных программах, поэтому промежуточные результаты и окончательные итоги работы отправляем в Cerebro.

В среднем проекты длятся от недели до полутора месяцев, самые длительные — до трёх. Мы работаем на российском рекламном рынке, поэтому, в отличие от западных коллег, наши проекты не длятся годами.

«Классно работать над глобальной большой идеей. Мы как компания не занимаемся кино как услугой. Нам больше нравится делать рекламу — выверенную, интересную и тяжело реализуемую».

Бывает так, что загрузка высокая, тогда мы привлекаем фрилансеров на проект. Для нас основное направление — сделать продукт в установленные сроки и нужного качества, поэтому в приоритете правильное распределение и привлечение дополнительных ресурсов. С ними также работаем в нашей системе.

Опыт использования Cerebro

Когда воркеры — дизайнеры, графики — начинают работать с Cerebro, им достаточно недели или двух cо дня знакомства, чтобы стать уверенными пользователями. Они понимают, насколько всё удобно по функционалу, но на входе пользовательский интерфейс может отпугивать. Другое дело, когда обучается супервайзер  — ему требуется больше функционала, инструментов и, соответственно, времени.

Начну с того, как мы «облегчаем» интерфейс, чтобы ребятам было проще. Мы выключаем почти все кнопки, оставляем «К выполнению» и «Навигатор» — этого достаточно. Настраиваем определённые фильтры. Поэтому, когда приходит новый сотрудник, он сразу понимает, где, какая задача стоит и что нужно сделать.

С самого начала выстроили определённую иерархическую структуру. Она одинаковая от проекта к проекту, ничего не меняется.

Все проекты имеют одинаковый нейминг. Мы используем описание с определённым тегированием, сокращением, указанием людей — продюсеров, супервайзеров. Дальше все эти люди уходят в кастомные теги.

Добавляется больше шотов, эпизодов, иногда бывают кастомные задачи, нешаблонные animation, compositing.

Вся эта история реализуется за счёт кастомных кнопок. Проект заводим по определённому списку вопросов. У нас настроена интеграция с YouTrack, в той системе мы создаём проект, и здесь, уже в Cerebro, всё автоматически заполняется. Самое главное — ровная, правильная структура. Иерархия выстраивается на локальном файловом хранилище.

Если разобрать подробнее эту разработку, вот что Cerebro сделала для СберМаркетинга: продюсер заводит проект, даёт какие-то вводные, и всё это автоматически отражается в Cerebro. Назначаются исполнители, создаётся внутренний чат. Туда добавляются продюсер, супервайзер. Также в чат попадают определённые исполнители. Всё это происходит по тегам.

«Автоматизация почти максимальная, какая только может быть по созданию и назначению людей на проект. Не считая, что создаётся определённая структура на сервере хранения и рабочая папка. Это один из ключевых показателей — структура, и каждый человек в команде знает, что и где лежит».

Также ребята из Cerebro сделали такую историю. Если мы заходим в задачу, например, по анимации или композу, нажимаем на одну из программ — тут программы и цветовые пространства этих программ. Например, есть Nuke, Sync, After Effect. Это значит, что проект будет создан в определённой папке с определённым именем и автоматически откроется.

Для пользователя это выглядит так: мне приходит задача, я нажимаю на кнопку. Открывается проект, и могу приступить к работе. Мне не требуется создавать проект, что-то писать. Так мы получаем унификацию нейминга и версионность. Кастомные пресеты идут с определёнными настройками внутри. Это один из глобальных инструментов, который мы тестировали и шлифовали.

Также ребята из Cerebro сделали нам удобную историю: можно нажать на любой файл в системе и одним нажатием получить ссылку на этот файл. Ещё один пример кастомной разработки — нотификейшны по приближающимся Дням рождениям людей в команде.

Из стандартных инструментов часто используем «Моё пространство», здесь можно посмотреть проекты в работе у каждого члена команды, узнать статус проекта и залезть внутрь. В топе инструментов Мирада — на наш взгляд, это 50% системы.

Плюсы команды Cerebro

Ребята закрывают наши бизнес-потребности. Даже если каких-то инструментов нет, но есть желание получить какой-то инструмент, ребята рады его сделать.

С российскими IT-компаниями-разработчиками намного удобнее работать, чем с зарубежными, в том числе в направлении развития продукта. Например, нашей команде нужен такой-то календарь. Мы можем созвониться с командой Сerebro и попросить настроить этот календарь конкретно под запросы руководителей и команды. И в ответ мы слышим: «Да, мы можем. Сделаем». И нам делают. Это классно. Каждая такая интеграция — серьёзная работа большого числа людей, тут же NDA, проверки службой безопасности и кибербезопасности. С Cerebro всё это удобно делать.

За пять лет сотрудничества нам разработали семь пользовательских плагинов, отдельно разрабатывали серверные плагины. На протяжении этого периода мы регулярно созваниваемся, взаимодействуем как с бизнес-партнёрами.

Взаимодействие с сотрудниками

Когда мы говорим о хаосе в рабочем процессе, могу рассказать историю из нашей практики. Дали человеку, который до этого был только исполнителем, права супервайзера и назначили вести проекты. До этого у него был опыт работы только со своими задачами, которые прилетали в системе. На этот раз он взаимодействовал с четырьмя художниками как руководитель. Потом он подошёл и сказал: «Теперь я всё понял. Работать в хаосе тяжело».

В неструктурированной системе ощущается весь спектр проблем, из разряда «А посмотри то в Телеграм», «Сохранил не ту версию», «Я же тебе показал, а ты сказал, что это не нужно, нужно другое», «В Cerebro ничего нет». Даже обучающие курсы в последние годы, включая сам организационный процесс, идут через таск-трекеры. Поэтому для производства это обязательный инструмент.

Многие рядовые исполнители не мыслят категориями таймлайнов, жизненного цикла, инструментами информации, как это делают супервайзеры. Сначала им кажется, что это всё усложняет работу, но стоит вырасти в профессиональном плане, они понимают, что упорядоченность даёт удобство. А потом мы совместно, из месяца в месяц, добавляем новые фишки для дальнейшего улучшения процессов. Отчасти это связано с рутинностью выполнения некоторых функций. Возникает желание автоматизировать, оптимизировать ту или иную историю. Поэтому каждый раз мы пишем дополнительные скрипты, связи, линки.

Результат

Вижу большое преимущество работы с российским софтом, так как у нас появляется больше возможностей дорабатывать процессы. В этом деле нет конца, есть поле для развития. Среди других ощутимых плюсов — экономия рабочего времени, которое ранее уходило на рутину, а также построение иерархии и унифицированной системы отчётности, хранения материалов и отслеживания прогресса.