Рекламное агентство 9 Pandas занимается рекламой, SMM, съёмкой видеороликов. Сейчас коллектив активно расширяется, и задач становится больше: CG отдел растёт и превращается в «машину», которой становится сложнее управлять. Для создания контента CG команда использует внутренние ресурсы, а также привлекает исполнителей на аутсорсинге. С увеличением сотрудников встал вопрос об организации процессов производства.

Команда поставила задачу найти трекер, заточенный под производство графики. Так в агентстве 9 Pandas вышли на Cerebro и выбрали нашу систему для организации работы.

История клиента

Команда имеет собственный отдел по производству компьютерной графики, поэтому, когда искали инструмент, опирались в первую очередь на производственные задачи и потребности.

«При выборе софта во многом подкупило наличие видеоплеера Мирада — лучше этого я вообще ничего не видел. Кроме этого, хотелось вытащить всю деловую переписку из мессенджеров в таскер. Нередко бывает так: ведёшь переписку в мессенджере по всем проектам одновременно, из-за этого какие-то сообщения теряются, путается информация. Если на проекте задействовано несколько человек, появляются новые чаты. Чатики плодятся и засоряют пространство. Все эти вопросы нам хотелось решить,» — рассказал специалист по CG Алексей Смирнов.

9 Pandas было важно упорядочить менеджмент проектов

Для растущего CG отдела встал вопрос о том, как упростить управление проектами — помимо увеличившегося количества сотрудников, работали с большим потоком проектов и задач. Все эти события дали понять, что нужно упорядочить рабочие процессы.

Команда выбрала Cerebro по советам друзей из индустрии. «Посмотрели на сайте уроки и поняли, что Cerebro полностью закрывает задачи, которые у нас стоят. Подкупила Мирада. Пробовали мониторить выполнение задач в Trello, но она не очень подошла под продакшн и показалась не самой удобной для наших запросов. Поэтому другое не рассматривали, только Cerebro,» — отметили в 9 Pandas.

Как проходило внедрение Cerebro и онбординг сотрудников

Подробно об опыте использования рассказал Алексей Смирнов.

Сегодня все специалисты отдела CG ведут проекты в Cerebro. Теперь поставили задачу подключить другие отделы к работе в программе. В будущем планируем использовать фрилансерские лицензии, чтобы была возможность обращаться к временным исполнителям и передавать им проекты в самом Cerebro, не прибегая к излишнему общению в мессенджерах и созвонам.

Если сравнивать первые дни использования системы и период спустя два месяца, то мы поняли, что если не прикладывать усилий, мы не увидим эффективной работы. Решили воспитывать жёсткую дисциплину. Без неё не получилось бы автоматизировать процессы, а коллегам — приобрести новые привычки.

С помощью видеоуроков быстро разобрались, как работать в Cerebro. Были сложности со старыми привычками — нужно было отказаться от общения в мессенджерах. А ещё на каждую задачу из пула мы заводили отдельную таску. Чтобы превратить эти действия в обычное дело, потребовалась большая работа над собой.

Первое время приходилось напоминать сотрудникам, чтобы те не забывали закидывать дейлизы и менять статусы задач. Бывало, просили прямо в процессе работы: «Перещёлкни статус по такой-то задаче!», «Посмотри в Cerebro, я отправил правки». В целом, внедрение проходит до сих пор. Есть моменты, которые не стоит прогонять через систему, а есть такие, которые жизненно необходимо контролировать. Пока работаем над подключением сотрудников других отделов к Cerebro, потому что без них красивой работы не получается. Или все в одной системе, или бардак неизбежен.

Кроме того, приходится решать вопрос о структуре ведения проектов. Cerebro даёт подсказки или шаблоны, но все случае жизни не предусмотрены. Это инструмент, которым нужно уметь эффективно пользоваться. В идеале необходимо заморочиться и настроить его. Но у супервайзеров или продюсеров не всегда есть время для этого. Приходится пользоваться готовыми решениями. Скорее всего, мы используем возможности Cerebro далеко не полностью.

Для нас сложноват интерфейс — кажется, что в него хотели включить все возможные инструменты. Для себя хотел бы адаптировать окошко с Постановкой задач. Ещё у нас так и не получилось красиво завязать Cerebro на локальной сети, но это во многом ограничения нашей корпоративной безопасности.

Cerebro помогает экономить время

9 Pandas выделила для себя несколько преимуществ нашей системы:

• Упорядоченность задач и проектов
• Удобно вносить правки в Мираде, экономится время 
• Видно, кто над чем работает
• Все материалы проектов лежат в одном месте
• Простое общение с удалёнщиками

«Самый главный плюс — это встроенный плеер Мирада. Инструмент имеет механизм комментирования. Ему не хватает только возможности закидывать референсные картинки, помимо стрелочек и квадратиков. Хорошо, что актуальные задачи отображаются у всех, это очень удобно, всегда знаешь, что, у кого и на какой стадии производства находится.

Ещё один любимый инструмент — переписка по конкретной задаче. Пытаемся освоить планирование, но пока сложновато,» — сказал собеседник.

Результат

Что получили 9 Pandas после внедрения Cerebro:

• сократились издержки
• увеличилась эффективность
• выросло количество выпущенных проектов с помощью системы
• увеличилось количество сотрудников, которые используют программу

Команда подытожила:

«Нам кажется, использование трекера и оценка его эффективности на отсроченный период — это долгая история, потому что такой подход требует привыкания и выработки новых привычек. Как только это произойдёт, мы получим профит».