Как мы десять лет разрабатываем систему внутри системы

Разработка, маркетинг и продажи в одной системе

Обычно в этой рубрике мы рассказываем, как Церебро используют наши клиенты: VFX- и анимационные студии, продакшены, дизайн-команды. На этот раз решили поменяться местами и сделать кейс о себе.

Мы специализируемся на разработке системы для управления проектами в очень специфической нише — для компаний, которые создают визуальный контент. Для этого у нас есть специальные инструменты, которые помогают упростить процесс с 0 до 100.

Можно ли использовать систему как универсальную? Да! Покажем на себе — мы не производим визуальный контент, но почти 10 лет ведём свои процессы внутри Церебро. Разработка, тестирование, дизайн, маркетинг, продажи, внедрение и обучение — для каждого из нас есть своя задача. 

Одна система, разные процессы

Глобально использование нашей системы можно разделить на два потока — разработка и дизайн, маркетинг и продажи. Каждый из нас настраивает систему под свои задачи, но оба сегмента остаются в едином рабочем пространстве.

Мы объединены общими принципами. Для работы используем скрам-подобный подход (scrum-alike), который адаптируем под реальные рабочие процессы.

В пространстве создана единая структура задач с переписками и историей работы, которая хранится внутри задач. Каждая команда использует собственные статусы и виды деятельности, настраивает права доступа и группирует пользователей.

Как устроена работа разработки

Весь процесс разработки можно поделить на так называемые вехи — одна ветка полностью используется для работы внутри спринтов. А для своего удобства каждый «большой» проект использует собственную ветку с задачами, которые связаны со спринтами. 

У нас чётко разделены рабочие и тестовые разделы. Буквально существует отдельная тестовая вселенная (в нашей системе — рабочее пространство компании), в которой порой происходит полнейший хаос. В рабочей же вселенной всё структурировано: под каждую команду или отдельный продукт заведён проект.

Что попадает в спринт

Спринты состоят из двухнедельных отрезков с пулом задач, который требует решения в течении спринта, с планированием и ретроспективой. Мы поделили их стандартным образом:

• бэклог (список задач, из которых формируются спринты) с отдельным разделом inbox, который включает пожелания пользователей;
• insectos (зарегистрированные в системе баги);
• непосредственно спринты

Из-за большого объёма задач некоторые спринты приходится сливать в один, из-за чего релизы могут выходить реже. Помимо этого существует внутренняя вики — документация и база знаний одновременно. Во всех разделах описаны свои правила, по которым нужно заносить информацию в систему.

Задачи добавляются, как ссылки, то есть они по факту остаются в тех ветках, где созданы, а в ветке спринта работа ведется с ссылками на них.

Спринты именуются в формате ГГ.ММ.ДД, и до окончания года находятся перед глазами. Для каждого нового спринта мы используем копирование по шаблону.

Статусы зависят от типа работы

У нас нет одного универсального жизненного цикла задачи для всей команды. Набор статусов зависит от вида деятельности.

Для разработки есть дополнительные статусы — Требуется сборка, Тестирование, К релизу, для дизайна есть статус Проверить. Собственно разработчики переключают сделанные задачи в Требуется сборка, система автоматической сборки переключает статус в тестирование. Тестировщик переключает задачу либо в доработку, либо к релизу.

После окончания года спринты уходят в архив — отдельную ветку со специальным статусом, в которую можно обратиться за информацией. Разработка живёт по-принципу «ничего не удаляем», несмотря на декомпозицию всех задач и разделение процесса на типичные виды деятельности, огромный завершённый пласт работы остаётся в истории проекта.

Какие инструменты используют чаще всего

Чтобы не запутаться в таком объёме, внутри Церебро есть разные инструменты. Вот несколько инструментов, которые пользуются наибольшей популярностью у разработчиков:

• Лампочка — помогает перейти к новым непрочитанным сообщениям;
• Моё пространство — позволяет собрать нужные выборки задач по статусам, приоритетам и другим критериям;
• К выполнению — показывает задачи, назначенные конкретному исполнителю;
• Форум — хранит реальную переписку по задаче и позволяет быстро восстановить контекст.

А вот инструменты, которые используем реже:

• Мирада Пор Парте — нужно для записи экрана, пригождается, если необходимо записать поведение системы для пояснения к багу;
• Мирада — для комментирования материалов к релизу.
  

По прямому назначению Мираду используем не так часто, но пользуемся много, так как несколько членов команды задействованы в разработке и тестировании приложения. Кто-то использует Мираду в качестве стандартного плеера видео в ОС, но для этого, на наш взгляд, там сейчас слишком много панелей и кнопок. Мы планируем добавить несколько режимов работы, в том числе режим плеера, вот тогда будет самое оно.

А такие глобальные инструменты, как Диаграмма Ганта и План используем только при планировании на год. Редко, но всё же пользуемся вкладкой Поиск — когда нужно быстро и однократно что-то найти. А ещё для разработки важны плагины для разработки и панель отладки python.

На самом деле, использование системы командой разработчиков отличается довольно сильно от клиентского опыта использования, поскольку у большинства клиентов проекты более структурированные с понятным набором задач. У нас же структура может отличаться от «задачи к задаче», набор работ может быть нестандартный. Но какие-то моменты мы подсматриваем у наших клиентов, например, однотипные структуры спринтов с понятным определенным набором видов работ (по аналогии с шотами).

Как собственная работа влияет на продукт

Благодаря тому, что команда сама использует систему, появилось кое-что интересное. Вся концепция страниц и критериев (используется сейчас для выборок) была придумана внутри команды. Первым шагом стал инструмент Таск трекинг. Он, в отличие от современного Моего пространства, функционировал локально. Cейчас же всё перенесено в облако, что и позволило намного быстрее внедрить аналогичный инструмент в веб и реализовать интеграцию страниц с мессенджерами.

Из каких-то недавних мелочей, можно ещё вспомнить улучшение быстрого поиска по спискам данных. Нас самих постоянно раздражало, что поиск не работает так, как бы нам хотелось. Например, выбрана не та раскладка клавиатуры, или же искомое значение на самом деле задано на другом языке. И мы внедрили «умный поиск», который это учитывает. То есть, чтобы найти значение “Администратор”, можно ввести и “админ”, и “admin”, и “фвьшт”, и “flvby”

Есть ещё инструмент импорта задач. До его реализации клиенты очень часто использовали кастомные плагины для переноса данных из внешних источников. Все были вполне довольны таким подходом, конечно же, кроме нас. Каждый раз нужно было либо модифицировать какой-то из существующих плагинов, либо вообще создавать новые. Встроенный инструмент импорта получился максимально универсальным, простым и многофункциональным. Можно импортировать как простые списки задач, так и целые сложные структуры, в том числе шаблонные, не только задавать любые свойства задач, но и даже сразу наполнять их файлами и сообщениями.

К каким выводам пришли

Когда у тебя есть возможность использовать свой собственный инструмент, это позволяет очень гибко настроить даже самый нестандартный процесс работы в команде. Благодаря этому мы смогли использовать scrum-alike подход вместо классического скрама — настройки системы позволяют действовать «по ситуации», а не по жёсткому регламенту.

Несмотря на это, любая систематизация идёт на пользу работоспособности. До внедрения скрама у нас очень редко выходили релизы, а большинство задач терялось в бесконечном потоке «обязательно сделать сегодня». Мы смогли настроить свои процессы, адаптировать их под себя и повысить эффективность. Пожалуй, это самое главное при использовании системы управления проектами. Не подвели сами себя.

Маркетинг и продажи: те же принципы, другой ритм

Мы в своей работе сохраняем общие принципы, но иначе используем представленные возможности. И да, в том числе эту статью мы тоже готовим с помощью Церебро.

Кое в чём мы похожи — у нас есть ветка со спринтами и архив, к которому можно обратиться. Мы стараемся уложиться в тот же двухнедельный спринт, но у нас нет «демонстрации» результатов спринта — только планирование и анализ в конце периода. Часто мы «перетаскиваем» задачи из спринта в спринт, потому что наши задачи требуют взаимодействия с внешними агентами и клиентами, сроки ответов которых мы не всегда можем проконтролировать. 

Как заводим и назначаем задачи

Есть небольшое отличие от разработки — задачи здесь заводит только менеджер проектов, который связывает оба отдела. Окончательное ревью и проверка тоже за ним.

В начале каждого года все отделы собирают большой годовой план — мы (в отделе маркетинга и продаж) делим его на кварталы, на месяцы, а внутри каждого месяца как раз формируем двухнедельные спринты. Это не совсем стандартный подход, но нам он подходит — фактически, окончательная цель наших спринтов — не вывалиться из квартального плана, и, собственно, годового.

Есть ещё несколько особенностей в нашей работе — значительную часть задач, помимо годового плана, могут составлять внезапные запросы от клиентов, расширение обучающих материалов, внеплановые вебинары с новыми клиентами, повторное обучение.

Очень часто мы формируем мини-группы, состав которых меняется, чтобы помочь друг другу и снять нагрузку. К маркетингу присоединяется специалист по внедрению, а к продажам — техническая поддержка. Если высвобождается время на давние задачи, которые давно залежались, любой из нас может самостоятельно выбрать её для работы.

Таким образом, мы балансируем между выбранной стратегией, годовым планом, внеплановой загрузкой, «давними» или «вечными задачами», а также поддержкой друг друга в тяжёлых ситуациях.

«Вечные задачи» тоже существуют

Некоторые задачи не завершаются вместе со спринтом и не отправляются в архив. Например, работа с рекламой идёт постоянно на протяжении нескольких лет.

Также наш отдел занимается внедрением системы для потенциальных клиентов, а также обучением новых и текущих клиентов — такого рода работу невероятно сложно растянуть в две недели, адаптация к системе может происходить и несколько месяцев, в зависимости от размера команды и проекта.

У нас собственные виды деятельности — маркетинг, продажи, обучение, реклама и административные дела, иногда они пересекаются с видами деятельности в разработке, например, нам требуется дизайн по какой-то из задач.

Все обсуждения и материалы по-прежнему остаются внутри системы, за последние несколько лет не было ни одного случая использования внешнего хранилища. Для контроля загрузки мы используем отчёты по затраченному времени, чтобы не терять связь с реальностью и держать темп.

Почему маркетинг любит Доску задач

Для наших задач идеально подходит Доска задач — мы любим, чтобы было наглядно и просто. Карточки можно передвигать и путешествовать вместе с задачей по разным статусам.

Такой инструмент чаще всего используют для реализации метода канбан. Мы решили совместить его с нашим адаптированным скрам-подходом. Тут наше поведение не отличается от стандартного: стараемся ограничить количество одновременных задач и визуализировать весь путь их исполнения. Да и вообще это весело, задачи смешно переворачиваются по клику и красиво выглядят.

Мы с отделом продаж работаем «рядышком» — делим общий спринт и текущие задачи создаём в одной ветке. Единственное отличие, которое есть у ребят — они используют CRM для сбора и работы с лидами. Все остальные процессы, включая внедрение и сопровождение пользователей, ведутся внутри нашей системы. 

Каждый настраивает интерфейс под себя

Важная особенность работы внутри Церебро — есть как сотрудники, убеждённо работающие в декстопе, так и исполнители, которым удобно работать в веб-версии. Разделение обычно происходит по принципу — отвечаешь ли ты за планирование задачи, или просто смотришь во входящие о том, что тебе нужно сделать.

Для нас удобно, что помимо выбора платформы можно настроить пространство под свою роль — всё ненужное можно убрать с панели одним ПКМ-кликом, а с помощью разных визардов регулировать количество вкладок по текущей необходимости.

Как разделяем доступ, оставаясь в одной системе

Несмотря на то, что все отделы трудятся в одной вселенной, мы стремимся соблюдать приватность каждого отдела, для этого используем права доступа.

Каждый отдел видит только задачи из своего департамента, на каждую из которых в зависимости от целей может накладываться ограничение видимости. Для этого мы используем группы пользователей, вместо того, чтобы выдавать права доступа каждому человеку отдельно.

А ещё периодически возникает необходимость подключить фрилансера — ему, естественно, выдают «особые» права только на конкретные задачи. При копировании и создании новых веток задач все права наследуются.

И немного о том, чего не бывает в регламентах

Наша самая любимая особенность — внутри системы можно баловаться и ставить себе любую аватарку. Кто-то выбирает профессиональную фотосессию, кто-то ставит Шакиру, а кто-то — мем с техно. Если честно, поднимает настроение.

Своим примером мы хотели показать, что даже самые узкоспециализированные системы можно использовать для решения задач. Нужно только дать команде возможность правильно настроить процессы. И тогда даже самая функциональная платформа пригодится для небольшого отдела маркетинга.

Что мы поняли, работая в собственной системе

Самое главное для нас — разработки, тестирования, продаж, маркетинга — иметь возможность работать в одной и той же среде.

Наши задачи время от времени пересекаются, требуют взаимодействия, оценки совместной работы. Мы работаем каждый по своему собственному отдельно построенному процессу, но в любой момент можем обратиться к данным друг друга. Это помогает сохранять весь контекст задач, сохранять обсуждения, которые влияют на принятие общих решений. И мы не перестраивали работу каждой команды, вместо этого аккуратно адаптировали, пусть и не с первого раза, свои процессы.

Мы, как разработчики этой системы, описываем свой личный опыт. Стараемся развивать систему не только на основе клиентского опыта, но и благодаря собственным ошибкам. Ежедневная работа как нельзя лучше проверяет продукт в деле.