Как PAPATON Studio управляет 50+ творческими проектами в год с помощью единой экосистемы
В мире анимации и рекламы, где каждый проект требует уникального визуального языка, растут те, кто эффективно управляет двумя вещами: творчеством и ресурсами. Мы поговорили с Никитой Тихоновым, генеральным директором и совладельцем анимационной студии PAPATON, чтобы узнать, как им удается годами успешно работать с десятками фрилансеров, и какую роль в этом сыграла система Cerebro.
О студии PAPATON
История PAPATON — это классический стартап двух партнёров Антона Тена и Никиты Тихонова:
«Идея сделать студию из удалённых сотрудников пришла к нам после того, как прочитали книгу Remote. Это было ещё до тренда в период ковида, — рассказывает Антон. — Мы вдохновились фразой: «Если ты ищешь людей не в радиусе поездки на работу, а по всему миру, ты находишь тех, кто действительно подходит, а не тех, кто просто живёт рядом».
Сегодня костяк студии — это 10 сотрудников. За этим небольшим штатом скрывается сложная и продуманная структура: разделение команд на «мозг» и «руки».
«Все люди, которые принимают решения на проектах, — мы с этими людьми работаем постоянно. Это продюсеры, режиссёры и арт-директора. Они с нами из проекта в проект, мы работаем на постоянной основе. А все остальные — приходящие специалисты под задачу или конкретный проект».
Никита подчеркивает, что это не просто экономия, а творческая необходимость. Студия сознательно избегает создания разных стилей одним человеком, предпочитая привлекать много людей для поиска стилистических решений.
«Если посмотреть на наш сайт, все стилистики проектов разные. Это касается 3D, 2D — всего, чего угодно. Один и тот же человек не может делать все стили. Даже если ты из него пытаешься выжать какие-то стили, которые ему не нравятся, он всё равно это превращает в какой-то свой флёр, налёт, и это всё равно немножко не то».
Отдельное место занимает персонажная анимация, а также работа над более длинными форматами, например, разработка сериала, и совместная работа над проектами с такими компаниями, как «Союзмультфильм», Авито, MR Group. В последнее время команда активно развивает направление CG и VFX, беря на себя проекты «под ключ».
Работа с таким количеством проектов и соответственно творческих людей — это не только поиск клиентов, решений, но и постоянный кастинг людей.
«Помимо их скилов, важно учитывать, как они общаются, комфортно ли нам с работать этими людьми и им с нами. Вот селектирование этих людей ведётся постоянно. Это рутинная работа, ежедневная».
Чтобы систематизировать этот поток талантов, внутри студии несколько лет назад разработали собственный инструмент — Baselance.
«У нас есть внутри специальный софт… Он сейчас даже отдельно продаётся. Называется Baselance. Это больше, условно, как визуальное хранение данных о фрилансерах».
Идея проста: это внутренняя, закрытая база данных фрилансеров, где каждый профиль снабжен тегами, комментариями и внутренними рейтингами от сотрудников студии.
«Там уже 2000 человек. Мы постоянно добавляем туда новые имена и в случае необходимости обращаемся к этой базе, чтобы найти исполнителя под задачу. Визуальное хранилище позволяет сделать это почти мгновенно. В среднем, активное «облако» фрилансеров, с которыми работаем прямо сейчас, составляет 20-40 человек одновременно, в зависимости от сезона и загрузки».
Пока этим инструментом пользуются около 15-20 студий, включая некоторые американские, а однажды интерес к нему проявила Sony Animation.
Работа с клиентами и рынками
За 9 лет на рынке студия успела зарекомендовать себя, и основной канал притока клиентов — сарафанное радио.
«Все продакшены и основные клиенты о нас так или иначе знают. Мне постоянно пишут в Telegram. Некоторых людей даже не знаю, на кого ссылаются, но тем не менее, кто-то через кого-то рекомендует».
Дополнительные каналы — это тендеры, холодные контакты, SMM — когда клиент видит в соцсетях готовую работу и хочет подобное:
«Люди видят, что мы делаем конкретно. И когда мэтчится картинка с тем, что им надо, они приходят с формулировкой: «Нам нравится вот это, мы хотим, условно, вот такое же, как вы сделали».
Отдельное направление — рынок США, где студия также присутствует под руководством Антона Тена:
«Там такие же механизмы по работе с клиентами, но всё намного сложнее, потому что там высокая конкуренция, долгая и чуть затянутая коммуникация».
Софты для ведения проектов: от Slack, ClickUp до Cerebro
Путь к поиску подходящего инструмента управления был долгим. Первым инструментом был Basecamp, затем — Slack:
«Некоторое время мы пользовались Slack, это был основной для нас софт… Но Slack было недостаточно, потому что у него есть ограничение по функционалу. Всё-таки это не таск-трекер и не подходит для хранения файлов. Просто, по сути, мессенджер».
С ростом числа и сложности проектов команда начала искать замену Slack. Главной проблемой была организация работы с фрилансерами:
«Было сложно найти софт, в котором не было необходимости покупать место для каждого фрилансера, даже если он работает с нами периодически или пользуется программой меньше месяца».
Спасением на время стал ClickUp:
«В тот момент, когда мы его нашли, он здесь был вообще не популярен… Там было удобно организовано пространство с точки зрения фрилансеров».
Переезд дался нелегко, но в итоге команда привыкла и работала в той системе, пока внешние обстоятельства не вынудили искать новый вариант.
Фриланс-пакеты, Telegram-бот и другие интеграции
Выбор пал на Cerebro. Ключевым аргументом стали фриланс-пакеты, которые идеально легли на бизнес-модель PAPATON:
«Все фрилансеры у нас работают в Cerebro. Мы работаем с ними обязательно внутри системы. У нас есть часть мемберов, которые постоянно присутствуют, плюс мы активно пользуемся фриланс-пакетами».
Это внедрение тоже было с небольшим сопротивлением. Креативные исполнители, особенно из мира рекламы, не хотели осваивать новый интерфейс:
«Их сложно туда загнать, тяжело. Они привыкли к Telegram… Сталкивались с тем, что, условно, пока человек привыкнет, уже проект закончится. Смысла в этом было немного. Усилий много, а на выходе это было не нужно».
Выходом стала интеграция софта с Telegram. Вместе с нашей службой поддержки команда студии настроила уникальный пайплайн:
- Проект создается в Cerebro и дублируется в виде чата в Telegram через специального бота.
- Вся коммуникация и обмен файлами идут привычным для фрилансеров способом — в Telegram. Сложные вещи обсуждаются в Miro.
- Чат-бот автоматически переносит все файлы и комментарии из Telegram в соответствующие задачи в Cerebro.
Следующим шагом стала интеграция с Яндекс.Диском:
«Мы настроили небольшой скрипт для того, чтобы из Cerebro все файлы дублировались к нам на Яндекс.Диск в папки. Когда мы создаём в Cerebro проект по таскам, он автоматически создаёт папку у нас на Яндексе, раскладывает её на подпапки, как таски, и в каждый таск ежечасно добавляет все файлы».
Финальным штрихом стала автоматизация архивации. Раньше Никита вручную переносил завершённые проекты в холодное хранилище Яндекс.Cloud, чтобы они не занимали место на Диске. С помощью доработки системы теперь этот процесс происходит слаженно:
«Я попросил вашу поддержку нам с этим помочь. Мы архивируем проект в Cerebro, и специальный другой скрипт из нашей папки в Яндексе удаляет этот проект и перекидывает в холодное хранилище Cloud. Всё автоматизировано».
Коротко о Cerebro
Что больше всего ценит студия PAPATON в работе с Cerebro:
- Автоматизация. С помощью интеграций и всяческих доработок автоматизированы моменты работы с фрилансерами и хранения контента.
- Поддержка: «Отдельно хочу сказать спасибо за поддержку. Она, ну, вообще лучшая, с кем я сталкивался из поддержек, в принципе». Нам приятно это слышать!
- Многофункциональность. Студия хотела сократить количество используемых софтов до минимума: «В Cerebro есть Mirada, фриланс-пакеты, все истории, которые нам нужны».
- Оплата. Комфортные способы оплаты, приятная цена.
Над чем ещё предстоит поработать над нашим софтом по мнению PAPATON:
- Интерфейс: «Иногда тяжело смотреть. К этому можно привыкнуть, работать дальше. Визуальным людям чуть сложнее».
- Базы знаний и таймлайны. Команда пока не смогла полностью перейти на внутреннюю вики Cerebro, а также использовать встроенные диаграммы Ганта для планирования. Эти функции остались в Notion.
Несмотря на недостатки, мыслей о новом переезде нет.
«У нас не было попыток уйти. Наоборот… Нет никаких позывов куда-то переходить, потому что мы всё настроили, подправили, доделали, написали скрипты. Ещё раз окунаться в эту историю не хочется. Скорее, можно что-то доработать ещё».
Единая экосистема
Кейс PAPATON — это не просто история о внедрении таск-трекера. Студии удалось выстроить систему в Cerebro, которая связала воедино коммуникацию, ведение задач, хранение файлов и архивирование. Гибкость и возможность глубокой кастомизации позволили студии создать идеально работающий механизм под себя.
